Základné oblasti pre návrh DMS a ECM

V rámci odbornej praxe a študovania technológií som nadobudol množstvo skúseností a znalostí, ktoré som sa v minulosti snažil prezentovať prostredníctvom publikácií, odborných článkov, konferencií a prednášok. Keďže v súčasnosti sa už týmto aktivitám nevenuje, rád by som sa postupne podelil o niektoré moje znalosti aj prostredníctvom projektu How to ....

Vzhľadom na bohatú znalostnú databázu, ktorú som si za tie roky vybudoval, by som chcel postupne zverejňovať aj krátke články so zameraním na manažment ICT. Tie by mali pomôcť najmä manažérom a študentom k pochopeniu základných princípov riadenia ICT a zároveň môžu byť aj vhodným podkladom pre referáty, dokumentácie, návrhy, odporúčania či rozhodovanie.

V tomto článku sa budem venovať základným okruhom pre tvorbu stratégie prípravy a nasadenia DMS (Document Management System) a ECM (Enterprise Content Management).

Základné oblasti pre návrh DMS/ECM:

Vstup dokumentu do systému (priame vytvorenie, fax, naskenovanie, nahratie/import existujúceho dokumentu)
Výstup dokumentu zo systému (mail, fax, tlač, uloženie/export do definovaného formátu, napr. PDF, xls, doc, jpeg)
Editovanie dokumentu, ukladanie, archivovanie
Zdieľanie dokumentu, evidovanie zmien
Podpora tímovej spolupráce / projektov
Workflow a schvaľovacie procesy
Šifrovanie dokumentov a bezpečnosť systému
Oprávnenia, audit a kontrola
Portabilita / použiteľnosť / nezávislosť na OS a použitom zariadení

Záver

Toto boli základné okruhy, ktorým by sa mala v prvom rade venovať pri tvorbe DMS a ECM pozornosť. A ktorým oblastiam pri návrhoch DMS a ECM venujete primárne pozornosť vy?

Základné oblasti pre návrh DMS a ECM

Záver

Komentáre

Pridať komentár